Conseils utiles

Comment commander un fournisseur

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Afin de refléter l'accord préliminaire sur les conditions de livraison des articles achetés chez le fournisseur, la procédure et les conditions de paiement, l'utilisation des commandes aux fournisseurs est fournie. Commander auprès des fournisseurs est un outil qui vous permet d’organiser le processus d’achat et de surveiller le respect des obligations du fournisseur en matière de produits et ses propres obligations financières.

Les commandes aux fournisseurs peuvent être générées automatiquement sur la base du calcul des besoins en fourniture de biens conformément aux paramètres de sécurité (délai de livraison des biens chez le fournisseur, consommation journalière moyenne, etc.).

En outre, une commande au fournisseur peut être saisie sur la base de commandes passées antérieures de clients, transactions avec le client. Lors de la passation d'une commande dans le cadre du contrat, les conditions de base de la passation des marchés (devise, type de prix fournisseur, paramètres de paiement, utilisation des contrats, etc.) sont automatiquement remplies.

Le paiement des marchandises est contrôlé par les commandes des fournisseurs conformément à la date de paiement spécifiée dans la commande au fournisseur. Dans la commande, vous pouvez spécifier la date souhaitée de réception des marchandises. Sur la base de l'analyse des dates de livraison attendues des marchandises, vous pouvez établir un calendrier pour la livraison des marchandises.

Les obligations du fournisseur sont contrôlées à l'aide de statuts et d'états de document. Les statuts du document sont attribués manuellement.

Statut - informations sur la commande, calculées automatiquement en fonction des informations de la base de données (statut, paiement, statut du stock, etc.).

Comment un magasin peut passer une commande avec un fournisseur

Nous venons au magasin avec vous et constatons à quel point il existe des produits de toutes sortes et de tous noms. Des foules d'acheteurs passent et semblent les balayer sur leur passage, et elles réapparaissent sur les étagères encore et encore.

Comment les chaînes de vente au détail calculent-elles la commande et s'assurent de la présence constante de marchandises sur les rayons? Les directeurs des magasins des plus grandes chaînes de magasins ont partagé leur expérience et leurs secrets.

Ordre de réception des marchandises

La procédure d'obtention de marchandises avec la participation d'une demande préliminaire est assez simple.

  1. Pour commencer, le représentant du client doit contacter l’employé de la société de livraison pour discuter des détails du processus. En particulier, il est nécessaire de clarifier la disponibilité des marchandises dans l'entrepôt et, le cas échéant, leur heure d'arrivée, ainsi que les volumes, le type, l'étiquetage, la qualité et d'autres nuances.
  2. Ensuite, vous devriez savoir de quelle manière il est préférable de transférer la demande finale: par voie électronique ou par fax, après quoi vous pourrez passer à la paperasse.
  3. Après la préparation et la soumission de la demande, un employé de la société fournisseur la traitera et, en cas de questions, contactera le client pour lui expliquer les points inexacts. Si tout est normal et que le fournisseur n’a aucun sujet de discussion, il suffira alors de confirmer l’application, après quoi elle ira à l’entrepôt où, sur cette base, la marchandise nécessaire sera réservée (en l’absence de confirmation, les produits seront supprimés de la réservation).

En respectant toutes les étapes de la procédure de réservation, le client peut être sûr qu'il recevra l'inventaire nécessaire de l'entrepôt du fournisseur dans les quantités et qualités appropriées, à un moment strictement déterminé.

Est-il possible de refuser la demande de livraison de biens

La loi prévoit le droit de refuser une demande de fourniture de biens dans certaines situations, par exemple si le client tombe dans des conditions matérielles difficiles qui ne permettent pas de respecter les accords conclus antérieurement avec le fournisseur. En même temps, le client doit avoir la preuve de son sort.

Dans la plupart des cas, si le désir de refuser la demande est déraisonnable, cela sera considéré comme une violation des termes de la transaction (contrat).

Le refus de la demande établie, envoyée et acceptée conformément à toutes les règles est illégal et le fournisseur est en droit de demander au tribunal de rétablir la justice.

Calcul de la commande au fournisseur par exemple.

Nous filtrons les fournisseurs qui acceptent les commandes à la date du jour.
Nous déterminons le nombre de positions pour le calcul. Par exemple, la disposition minimale est de 4 pièces. ("Visage"). Le réarrangement du calcul n'est pas prévu.
Nous calculons la moyenne des ventes quotidiennes. Prenez la mise en œuvre dans 3 semaines. Au cours de cette période, des promotions et des ventes doivent être exclues. Pour le reste de la période, nous calculons les ventes moyennes. Par conséquent, nous obtenons 2 pcs. par jour

De plus, nous passons une commande à la veille des vacances et nous prévoyons donc une augmentation saisonnière de 50%. Par conséquent, les ventes quotidiennes moyennes sont augmentées du facteur de saisonnalité. Compte tenu de cette augmentation, les prévisions de mise en œuvre seront de 3 unités.

Nous déterminons le stock de sécurité entre les livraisons. Nous supposons que la livraison est effectuée le mercredi. Par conséquent, entre les livraisons est de 7 jours (du mercredi au mercredi). Ainsi, pour calculer le stock de sécurité, le volume prévu de 3 pièces est multiplié par 7 jours et nous ajoutons 4 pièces pour le calcul.

Enfin, nous déterminons combien de produits seront sur le solde d’ici la date de livraison. La commande est effectuée le lundi, deux jours avant la livraison. Supposons qu'il nous reste 12 morceaux lundi. Les ventes quotidiennes moyennes dans un avenir proche atteindront 2 unités (si la veille des vacances n'a pas encore été touchée). Par conséquent, mercredi, nous aurons 8 pcs.

Il s’avère que nous avons calculé le volume de production dont nous avons besoin entre les livraisons, le montant restant sur le solde de l’offre et nous pouvons calculer la commande pour le fournisseur.

Nous calculons la quantité de marchandises en tenant compte du quantum. Il s'avère 5.67 boîtes. Nous arrondissons à un entier et commandons 6 boîtes de 3 pièces dans une boîte - 18 pièces.

Exemple d'application pour la fourniture de biens

À l'heure actuelle, il n'existe pas de formulaire de demande unifié pour la fourniture de biens. Les entreprises et les organisations ont donc la possibilité de l'écrire sous quelque forme que ce soit, en fonction de leur vision du document et des besoins de l'entreprise, ou de remplir un modèle de document développé et approuvé au sein de l'entreprise.

Toutefois, lors de la création de l'application, il convient de s'assurer que sa structure correspond aux règles de base du travail de bureau et, dans le texte, aux normes de la langue russe.

Malgré l'absence d'un seul échantillon, un certain nombre d'informations doivent être indiquées dans la demande.

  1. Dans la rubrique "fit":
    • nom de la société à laquelle il est adressé,
    • nom de l'entreprise cliente
    • date, numéro et lieu de préparation du document,
    • Informations sur la personne spécifiquement responsable de la préparation de la candidature: son poste, son nom de famille, son prénom et son numéro de téléphone.
  2. Ensuite, le document doit être saisi:
    • nom des articles d'inventaire commandés,
    • leur nombre
    • taille
    • le poids
    • tara
    • autres caractéristiques spécifiques (plus cette information sera détaillée et détaillée, mieux ce sera).

En cas de volume important de marchandises, il est recommandé d’établir cette partie du formulaire sous forme de tableau.

  • De plus, si nécessaire, des conditions de livraison peuvent être incluses dans l'application, en particulier des exigences en matière d'emballage, de transport, une date ou une période spécifique, etc.
  • Si nécessaire, le formulaire de candidature peut être complété par d'autres informations complémentaires.

    Que rechercher lorsque vous remplissez une demande

    En ce qui concerne le contenu de l'application et sa conception, aucune exigence particulière n'est présentée: elle peut être écrite sur le papier à en-tête de l'entreprise ou sur une feuille ordinaire de formats A4, A5, à la main ou imprimée sur un ordinateur.

    Il est seulement important que l'application contienne une signature «en direct» du représentant de la société - le client (administrateur ou autre employé ayant le droit de signer de tels documents).

    Il n’est pas nécessaire de certifier le formulaire avec le sceau de l’organisation: depuis 2016, les personnes morales sont dispensées de l’obligation d’utiliser des produits encreurs dans leurs activités (uniquement si une telle norme n’est pas énoncée dans les lois locales de l’organisation).

    L'application est généralement faite en doubledont l'un est envoyé au fournisseur, le second reste à la charge du client. La copie envoyée doit être enregistrée dans le journal de bord de la documentation sortante.

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