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Comment devenir un assistant personnel performant?

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Les futurologues et les développeurs de nouvelles technologies aiment prédire l’avenir. Selon eux, les progrès technologiques progressent à une vitesse telle sur la planète que de nombreuses professions vont bientôt disparaître. Ils aiment citer comme exemple la spécialité notoire du dactylographe: leur capacité à imprimer rapidement avec l’avènement des ordinateurs a tout simplement perdu la demande. Pendant ce temps, les dactylographes eux-mêmes ne restèrent pas longtemps sans rien faire et se formèrent simplement à la dactylographie au clavier moderne, se réservant une place dans les agences de recrutement pour les décennies à venir.

Or, il semble que les mêmes prévisions s’attaquent à la profession, ce qui implique, semble-t-il, une approche si personnelle qu’aucun ordinateur ne peut la remplacer. Mais ici, les casse-cou, initiant d'année en année la confrontation des hommes et des machines, sont toujours là. Leurs assistants personnels automatisés (PA - assistants personnels) portent des noms humanisés, presque enfantins (Siri, Charlie). L'un d'eux - Amy Ingram (Amy Ingram) - est si "vivant" que certains ne se rendent même pas compte qu'ils ne correspondent pas avec une personne ordinaire, mais avec une intelligence artificielle. Amy, comme toutes les filles, sait flirter, connaître les bases du langage numérique moderne et est tellement fascinée par ses interlocuteurs de l’autre côté de l’écran qu’elles lui envoient même des fleurs et des cadeaux.

Et nous pourrions recommencer à faire l'éloge des capacités Big Data, si ce n'est pour un «mais»: les bots PA sont présents depuis de nombreuses années, mais pendant ce temps, la profession d'assistant personnel vivant a tellement évolué qu'elle a laissé ses rivaux artificiels loin derrière. Il s'est avéré que le simple fait de pouvoir synchroniser le calendrier et de prendre des rendez-vous ne suffit plus. Maintenant, pour rester à flot et gagner de l'argent décent en même temps, un assistant personnel doit devenir la deuxième personne de son patron. Ce que cela signifie concrètement, commente Marina Egorova, PDG de la société de sélection PA Smart & Talented.

Pourquoi tout ça?

Pour commencer, essayons de comprendre pourquoi il vaut la peine d'aller au poste d'assistant personnel.

Vous devez comprendre que vous allez servir une autre personne (au sens noble du terme). Traitez cela comme une austérité si vous voulez. C'est-à-dire que pendant les heures de travail, ses intérêts seront supérieurs aux vôtres - vous deviendrez son ombre et le temps de travail lui-même s'efforcera de devenir irrégulier.

Car que vaut-il la peine de faire de tels sacrifices? L'un des avantages incontestables de travailler même avec un «génie diabolique» est un puits de connaissances qui vous permettra magnaniment de tirer les pensées, l'expérience et les talents de Sa Majesté la plus éminente (si vous vous accordez avec lui, vous pourrez utiliser tout cela dans la mesure où vos propres talents suffiront. ) C’est justement la motivation qui, telle que je la comprends maintenant, m’a aussi contrôlé inconsciemment. Une expérience du rythme multitâche, des ennuis éternels et des problèmes de temps, la résolution de tâches parfois impossibles, la recherche de réponses aux questions les plus délicates est l’entraînement de toutes vos facettes professionnelles, qui, après un certain temps, aidera à remporter les lauriers du leader des Jeux olympiques professionnels.

Entre sollicitude et anticipation

«Parfois, nous rions avec des assistants, appelant notre travail« la deuxième mère de notre patron »», plaisante Marina Egorova. Ici, il est important non pas tant de pouvoir effectuer rapidement des tâches, mais d’être perspicace à un point tel que le patron n’a même pas besoin de lui exprimer une tâche. En d’autres termes, dans le métier d’assistant personnel, la réactivité doit être changée en proactivité.

«Par exemple, si le chef vole pour lui dans une nouvelle ville, poursuit l'expert, vous devez consulter la carte de l'aéroport à l'avance et prévoir le lieu de son départ à l'aéroport. Dans la même ville, regardez le temps qu'il fait et mettez un parapluie en cas de pluie dans son portefeuille. Ou préparez les dossiers nécessaires pour sa réunion, ce qu'il n'a pas demandé, mais vous savez qu'il en aura certainement besoin.

“Vous n'avez pas besoin d'attendre les instructions du chef pour le faire, vous devez deviner vous-même”

Le succès d'un assistant personnel dépend directement de la mesure dans laquelle son patron est libéré d'un travail monotone ne nécessitant pas la manifestation d'un sens aigu des affaires. L'enregistrement d'un visa, l'organisation d'une réunion, la traduction, la planification, le contrôle de l'immobilier - tout cela doit se dérouler de manière autonome, invisible pour le patron et, bien entendu, avec compétence.

Il ya plus de fonctions personnelles: envoyer des fleurs à sa femme le 8 mars, acheter des cadeaux pour les enfants en vue de l’achèvement de l’année scolaire (rappelez-vous le personnage principal, «The Devil Wears Prada», porté par les éditeurs à la recherche d’un livre inédit sur Harry Potter) ou la sélection de à la maison. «Parfois, il faut parfois même acheter un pont pour un chien du rivage au yacht», rigole Marina Egorova. En conséquence, l'assistant personnel commence à comprendre le caractère et les préférences du patron plus profondément que les membres de sa famille. Cependant, il est très important ici de ne pas dépasser la limite. Certains PA ont même pour règle de ne pas s’autoriser à dîner dans le cercle des proches de leur chef et, dès la fin de la journée de travail, ils rentrent chez eux.

En revanche, cette règle n’est pas absolue, car lors de l’embauche d’un assistant personnel, vous devez être prêt à travailler 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Il n’y aura pas de présence banale de huit heures au bureau, mais le travail à la table aura toujours une grande importance, ne serait-ce que parce qu’une PA compétente n’est pas seulement celle qui sait ressentir l’humeur et les besoins d’une personne, comment garder un protocole ou gérer le flux de travail. Vol acrobatique - si vous avez une idée des complexités de l'entreprise que votre patron fait. Dans ce cas, vos responsabilités comprendront la préparation des présentations, la tenue de réunions au nom de votre patron, la distribution d'instructions aux employés occupant les postes ci-dessous - par conséquent, le salaire et la fidélité de vos supérieurs ne feront qu'augmenter. Au Royaume-Uni, par exemple, il y a quelques années, même une enquête distincte a été menée, selon laquelle environ 16% des personnes interrogées ont admis que leurs chefs écoutaient régulièrement leurs conseils lorsqu'ils prenaient des décisions stratégiques.

Difficulté à trouver

À ce jour, le poste d'assistant personnel de son secrétaire-ancêtre a hérité d'un pourcentage minimal de responsabilités. Aujourd'hui, elle combine les compétences d'un gestionnaire, d'un psychologue, d'un organisateur, d'un spécialiste du recrutement, d'un homme d'affaires et même d'un financier. Le dernier point implique la capacité de gérer efficacement les actifs. Dans ce cas, un assistant personnel (en règle générale, une personne distincte est embauchée pour assumer ces fonctions, bien qu'il existe des exceptions lorsqu'un assistant s'occupe de tout) travaille dans ce que l'on appelle le Family Office. «Le concept de FO nous est venu des États-Unis. Marina Yegorova a expliqué que les familles riches organisaient de tels bureaux pour maintenir leur capital ", a expliqué Marina Yegorova. Elles ont également commencé à y engager des assistants."

Bien sûr, en prenant une telle position, le degré de confidentialité commence à augmenter, car tôt ou tard des secrets de famille, des comptes bancaires, des informations professionnelles, des informations médicales, des codes PIN de cartes commencent à être ouverts à un assistant personnel - en bref, tout ce qui peut être mal utilisé contre le client.

«Dans les grandes entreprises, les cadres dirigeants essaient d’abord de trouver un assistant parmi leurs employés», explique l’expert, «mais, en règle générale, un bon employé est bon dans l’un et mauvais dans l’autre. Il y a des situations où plusieurs mois de recherche et zéro résultat ont lieu, alors HRD aime nous contacter, dans une agence hautement spécialisée. ”

En règle générale, les assistants personnels sont associés dans le grand public à de jeunes filles inexpérimentées. Et ceci est une très grosse erreur, car, en fait, la position de PA est principalement perçue par les personnes de 30 ans. Le plus souvent - les femmes, mais il existe des exceptions - par exemple, dans le même Family Office, il y a une place pour les hommes.

La société de Marina Egorova, par exemple, s'adresse principalement à ceux qui recherchent un assistant de 32 à 35 ans. «Cela est dû au fait que les gestionnaires souhaitent avoir un assistant stable pendant plusieurs années et que c'est à cet âge que les candidats ont généralement une vie de famille arrangée», explique le directeur général.

De plus, les membres de la famille ont bien développé le multitâche et la résistance au stress. Selon l'expert, les grands patrons sont des gens très impatients. Vous devriez donc pouvoir toujours garder vos émotions et votre fatigue sous contrôle. À cet égard, il sera important pour tout employeur ou recruteur de s’assurer qu’une personne sait travailler longtemps au même endroit, qu’elle est disciplinée, retenue et consciente des subtilités d’un projet entrepreneurial.

Les perspectives

Pour en revenir au même sondage britannique, à ce moment-là, seulement un tiers des personnes interrogées avaient admis avoir toujours voulu devenir assistant personnel et à peu près le même nombre de personnes ayant déclaré ne pas vouloir changer de spécialité, mais envisager de se développer et de se développer, par exemple, en tant que cadre supérieur. un assistant.

"Croyez-moi, vous pouvez travailler comme assistant même toute votre vie", confirme l'expert, "par exemple, l'assistant de Berezovsky. J'ai travaillé avec lui pendant des décennies avant sa mort.

D'autre part, un nouveau saut qualitatif peut également être réalisé à partir de cette position. Marina elle-même, par exemple, est passée d'assistante à propriétaire de sa propre entreprise. En règle générale, le poste de chef de projet peut devenir une étape intermédiaire. La perspective va jusqu'au poste de PDG. La gestion est le secteur de croissance le plus courant, car c’est ici que l’assistant personnel acquiert le plus d’expérience.

5 raisons d'embaucher votre propre assistant:

Horaire sous contrôle. Si Siri ne s'en sort pas, PA viendra à la rescousse, qui ne vous enverra certainement pas deux fois à la même réunion.

Délégation de pouvoir. Au lieu de faire le tour des centres de visas ou de signer des papiers inutiles, concentrez-vous sur de grandes idées.

Donnez-vous du temps pour la vie privée. Embaucher un assistant pour passer des soirées avec vos proches, pas avec des rapports.

Investissez en vous-même. Le salaire d'un assistant n'est pas un coût inutile. Le temps libre que vous pouvez consacrer à votre développement personnel.

Votre deuxième moi. Chaque fois, expliquer ce dont vous avez besoin n’est plus nécessaire. Un assistant compétent organisera tout comme vous le feriez.

A propos: Business Aviation Club organise un concours pour le titre du meilleur assistant personnel de Super PA. Suivez le lien pour lire ce dont vous avez besoin pour participer et obtenir le prix principal: un voyage de luxe pour deux.

Quelles questions devriez-vous poser à votre employeur dans les premiers jours de travail?

Chacun d'entre nous, d'une manière ou d'une autre, au moins une fois dans sa vie, a été interrogé pour un emploi. De nombreux ouvrages ont été écrits sur ce sujet, dans lesquels les auteurs recommandent l'utilisation de certaines techniques psychologiques, apprennent à lire le langage des signes de l'interlocuteur, se présentent correctement, conservent la "marque", etc. Je pense que, si désiré, toute cette sagesse peut être étudiée. Nous ne nous attarderons pas là-dessus. Supposons que vous ayez procédé à une sélection concurrentielle, réglé le côté financier de la question, reçu le paquet social promis et que demain, dans une blouse empesée, vous attendiez à la Company of Your Dreams en tant qu'assistant personnel (ou dans un autre poste avec les fonctions d'assistant personnel à la tête).

Et maintenant, c'est à vous de poser à l'employeur des questions sur lesquelles votre vie professionnelle commune dépend des réponses. Hélas, la nécessité de poser des questions lors de l'entretien et des premiers jours de travail n'écrit rien dans les brochures, livrets ou recommandations susmentionnés destinés aux candidats. C'est pourquoi je porterai à votre attention certains d'entre eux.

Immédiatement faire une réservation, ces conseils sont généralisés et sont purement de recommandation. À cet égard, elles doivent être appliquées dans le contexte d'une profession et d'un poste spécifiques. Parfois, il est totalement inutile que votre futur patron pose certaines de ces questions, car l'exécution de ces instructions ne fait tout simplement pas partie de vos tâches.

Ainsi, lorsque vous postulez pour un emploi, je vous suggérerais de poser à l’employeur les blocs de questions suivants:

1.1. À quelle heure le responsable envisage-t-il de commencer sa journée de travail et ses réunions de travail?

1.2. Existe-t-il des réunions de travail constantes (par exemple, avec les responsables des divisions structurelles) que vous devez connaître et informer les participants?

1.3. À quelle heure le responsable déjeune-t-il, il est fixe, flottant et peut être utilisé pour des négociations commerciales?

1.4. Quelle heure de la journée est-il préférable de réserver des réunions pour des questions personnelles, à quelle heure le leader est-il occupé et qu'il vaut mieux ne pas le déranger, jusqu'à quelle heure le leader prend-il généralement des rendez-vous?

1.5 Le chef a-t-il des tâches personnelles et des réunions constantes à connaître pour maîtriser les règles de gestion du temps: faire du sport, aller chercher les enfants dans un jardin d'enfants / école, le chef habite en dehors de la ville et il doit partir avant un certain temps pour ne pas perdre dans le trafic toute la nuit, etc.

1.6. Pour faciliter la planification de la journée de travail d'un responsable, je suggère d'utiliser un calendrier de réunions hebdomadaires. Naturellement, ce tableau a également un caractère consultatif et est sujet à modification. Sous cette forme, vous pouvez planifier à l'avance des réunions hebdomadaires planifiées, en les mettant en surbrillance en couleur. Et dans le programme d'une semaine spécifique, vous devez uniquement ajouter des réunions uniques, c'est-à-dire information variable. Voir exemple 1.

2. moments de travail.

2.1. Votre responsabilité inclut-elle l’exécution / le suivi de la mise en œuvre des rapports permanents, des résumés, une sélection de documents?

Par exemple: tous les jours à 11 heures, vous devez préparer un résumé des principaux médias d’entreprise, imprimer les taux de change pour la journée en cours, surveiller l’exécution quotidienne du budget avec le directeur financier, etc.

2.2. Dans quelles réunions de production le responsable envisage-t-il d’utiliser vos compétences en philologie en tant que traducteur? Cette compréhension vous est nécessaire pour éliminer à l’avance les faiblesses de votre vocabulaire selon l’une ou l’autre spécificité.

2.3. Quelles catégories d'employés / collègues peuvent être admises à la tête dans l'ordre de travail et à qui doit être enregistré.

Après un certain temps, vous savez déjà / comprendre / intuitivement vous-même quels employés le responsable peut engager à un moment donné et lesquels il est judicieux de transférer à un autre jour.

Il y a des visiteurs qui «perdent du temps» - ce sont des personnes, le plus souvent d'un âge respectable, dont le professionnalisme et de nombreuses années d'expérience ne permettent pas au chef d'interrompre des monologues parfois vides et non professionnels de ce personnel. Donc, dans ce cas, c'est à vous de jouer le rôle de diplomate. Vous pouvez remarquer avec tact que la prochaine réunion est prévue pour le chef et M. N., hélas, ne dispose que de 20 minutes. En règle générale, ces restrictions fonctionnent.

Formulaire d'horaire de réunion hebdomadaire

Regarde la vidéo: Chef de Projet: quels talents cultiver pour être encore meilleur ? (Septembre 2022).

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