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Plan de formation du personnel: exemple

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Dans les conditions de développement dynamique des technologies, de l'introduction de nouveaux programmes, l'éducation de base ne fournit pas les qualifications appropriées au personnel, de nouvelles connaissances et compétences étant donc nécessaires. La formation professionnelle et la reconversion du personnel deviennent une nécessité. Et puis le système de formation du personnel vient à la rescousse.

À ce jour, il existe trois types principaux:

  • formation professionnelle
  • recyclage du personnel (recyclage),
  • développement du personnel.

Considérez chaque vue plus en détail.

Principales méthodes

Les méthodes sont celles qui sont utilisées directement sur le lieu de travail de l’employé, sans interruption. C'est-à-dire qu'il continue à remplir ses obligations en dehors du lieu de travail lorsqu'il assiste à des cours qui se tiennent en dehors de l'organisation. Comme le montre la pratique, la deuxième option donne de meilleurs résultats et est plus efficace.

La formation du personnel dans l’entreprise (lieu de travail) s’effectue selon les méthodes suivantes:

  1. Copie. Cette méthode est basée sur l’élève qui répète les actions d’un spécialiste plus expérimenté, comme s’il les copiait. Plus il répète avec précision, plus il développera rapidement une nouvelle compétence.
  2. Briefing de production. Il est effectué avec chaque employé nouvellement embauché pendant son emploi. Il inclut des informations sur les fonctionnalités à venir, introduit un nouveau poste, facilite la compréhension des responsabilités immédiates.
  3. Mentorat. La méthode est pertinente lorsque des compétences pratiques sont requises. Un employé expérimenté prend le patronage d'un jeune spécialiste. L'employé est formé sur son lieu de travail et reçoit le soutien d'un mentor. Tout d'abord, il explique comment procéder, puis il montre comment il aide à faire les premiers pas dans le travail. Il vous indique si des situations problématiques se présentent, puis vérifie comment l'étudiant a acquis les compétences acquises.
  4. Rotation Pour acquérir une nouvelle expérience, l'étudiant est transféré temporairement vers un autre lieu de travail. Ceci est caractéristique des entreprises dans lesquelles l'interchangeabilité des employés est totale.
  5. Délégation La délégation est comprise comme un transfert temporaire de pouvoir d’une personne à une autre afin d’obtenir les connaissances et expériences les plus récentes. Par exemple, si le chef doit partir en voyage d’affaires et qu’il souhaite déléguer temporairement son autorité à une autre personne. Mais pour que cela se passe sans douleur, il doit progressivement former cette personne, pour laquelle vous pouvez lui donner des instructions relatives à l'exercice de l'autorité.
  6. La méthode de la complexité croissante. Pour cette méthode, il est typique de compliquer progressivement les tâches assignées à l'employé.

Education en dehors du lieu de travail

Le plus efficace est d'étudier en dehors du lieu de travail. Il peut s'agir de cours en face à face (conférences), d'événements éducatifs actifs - conférences et séminaires, travail d'équipe, communication avec des experts, etc. Laissez-nous examiner plus en détail les principaux.

Cette méthode est utilisée lorsque vous devez transférer rapidement sous une forme compacte une grande quantité d'informations. Les conférences sont un excellent moyen d’acquérir des connaissances théoriques, dans lesquelles la formation est conduite par des experts. Cette méthode a ses avantages et ses inconvénients. Par exemple, l’absence de retour d’information et l’impossibilité d’établir dans quelle mesure les étudiants maîtrisent bien la matière, ce qui présente les avantages suivants: coûts financiers faibles et fourniture d’une grande quantité d’informations sur une période relativement courte.

Séminaires et Conférences

Cette méthode est plus active que les cours magistraux, car dans le processus d’étude, il est possible de discuter collectivement de divers aspects du sujet, ce qui permettra d’améliorer la pensée logique. De plus, contrairement aux cours magistraux, les cours se déroulent en petits groupes, ce qui permet de distinguer les moments difficiles en utilisant à la fois l'expérience de l'enseignant et celle des étudiants. Sur la base des résultats, une évaluation de l'efficacité de la formation du personnel peut être donnée.

Jeux d'affaires

Le format de jeu implique de jouer dans une situation dans laquelle des stagiaires sont proposés pour résoudre le problème.

La formation du personnel d’entreprise dans une équipe ou une formation implique la définition d’un groupe d’une tâche qu’ils doivent ensemble résoudre. Pour que le travail avec l’équipe soit le plus efficace possible, le chef doit également participer à de tels cours.

Étude personnelle

Avec cette méthode, l’employé étudie indépendamment le matériau proposé. La formation peut prendre la forme d’études de leçons audio ou vidéo et de programmes spéciaux. Les avantages de cette méthode sont les suivants: son propre temps de passage, le manque de référence à un lieu et une heure d'étude spécifiques, une économie de temps et d'argent. Par contre - le manque de contrôle, l'impossibilité de poser des questions sur le matériel étudié, une diminution de la motivation.

Comment organiser la formation du personnel

Afin de tout organiser correctement, il convient de définir un programme de formation du personnel comprenant certaines étapes, à la suite desquelles nous obtiendrons des résultats optimaux. Je propose d'élaborer un plan de formation du personnel (exemple).

Étape 1. Nous déterminons le but de l’étude, qu’attendez-vous exactement? Quel est le but de la tenue. Peut-être s'agit-il d'une augmentation de la motivation des employés ou de la création d'un réservoir de talents, d'une augmentation de la productivité et de la qualité du travail ou de la préparation des employés à un changement de cap.

Étape 2. Choisissez et approuvez le format de l'étude. Quelles formes de formation du personnel seront utilisées? Il est important de déterminer cela car ce facteur influence l'efficacité du processus. Le formulaire peut être distant ou sous forme de contact direct avec l'instructeur, mais vous devez choisir en fonction de la commodité et des spécificités de chaque organisation.

Étape 3. Créez ou choisissez des cours de formation. Certaines entreprises ont leurs propres centres de formation où leurs programmes de formation sont développés. S'il n'y a pas de tels centres dans votre organisation, vous devez vous adresser à des sociétés spéciales impliquées professionnellement dans le développement de ce produit.

Étape 4. Recherchez et préparez les formateurs. Pour organiser l'événement, vous avez besoin d'un spécialiste en formation et en développement du personnel. Cela peut être un formateur existant dans l'organisation. Cependant, il est nécessaire de vérifier périodiquement le niveau de sa formation et de l'envoyer à temps pour une formation complémentaire. S'il n'y a pas une telle personne dans l'organisation, elle est invitée de l'extérieur. Mais avant de choisir quelqu'un, assurez-vous de lire les critiques, de demander des documents confirmant les qualifications et le niveau de professionnalisme.

Étape 5. Nous formons les employés de l'entreprise. Nous commençons par l'approbation du calendrier et du programme. Les organismes de formation peuvent fournir un exemple de programme de formation du personnel. Le gestionnaire ne doit pas être autonome du processus. Quelqu'un devrait contrôler le processus, par exemple le directeur des ressources humaines: les employés recevront une formation plus responsable, sachant que la direction se tient au courant. Sur la base des résultats du passage, un protocole de formation du personnel est élaboré.

Étape 6. Nous corrigeons et évaluons le matériel passé. Pour déterminer l'utilité et l'efficacité des mesures, il est nécessaire de vérifier les connaissances reçues par les employés. Pour ce faire, le mieux est d’effectuer des tests qui permettront d’identifier et de corriger les faiblesses du recyclage. De plus, si l'employé n'est pas d'accord avec les résultats du test, l'employeur aura une confirmation visuelle de ses résultats lors de l'appel.

Étape 7. Nous analysons les résultats et résumons. En fonction des résultats, vous pouvez envoyer aux employés des questionnaires indiquant leur niveau de satisfaction à l’égard du cours. En outre, en fonction des résultats, des changements de personnel sont souvent effectués, la rémunération de la main-d'œuvre est modifiée et une réserve de personnel est constituée. L’employeur encourage donc ses employés à poursuivre leur développement professionnel.

Qu'est-ce qu'un plan de formation

Tout plan est un document structuré reflétant l'ordre des actions ou activités visant à atteindre un but ou des objectifs spécifiques.

Le plan de formation des employés est une liste de mesures visant à doter les employés d’une entreprise de connaissances dans un domaine spécifique pour pouvoir travailler dans une direction spécifique, calculées pour une période spécifiée dans celui-ci, par exemple un mois, un trimestre ou un an.

Un tel plan est approuvé par l'équipe de direction de l'entreprise et approuvé par la direction.

Ensuite, nous examinons la procédure de compilation d’un plan plus en détail.

Étapes de planification

En règle générale, un plan de formation est élaboré par un spécialiste chargé de l’éducation et de la formation du personnel de cette organisation. Dès que la direction se rend compte qu'il est nécessaire de former les employés, ce spécialiste est chargé de préparer un plan approprié tenant compte de la direction dans laquelle une compétence insuffisante de la collectivité du travail a été identifiée.

Le besoin de formation des employés peut être identifié en fonction de:

  • documents administratifs de la direction contenant des exigences concernant le niveau de formation du personnel ou des recommandations pour le développement du personnel,
  • propositions des chefs de départements dont les employés ont besoin d’une formation,
  • résultats de certification du personnel,
  • suggestions des employés eux-mêmes.

Pour effectuer les tâches assignées au spécialiste, il doit effectuer les tâches suivantes:

  • élaborer un programme de formation prenant en compte les besoins et les objectifs de la formation,
  • déterminer quelles activités devraient être incluses dans le plan de formation,
  • si la formation nécessite la participation d'organisations tierces, procéder à une évaluation du marché des services pertinents et choisir l'option qui convient le mieux,
  • déterminer le budget de la formation, en tenant compte des coûts liés aux événements imprévus, dont la nécessité peut découler directement de la formation,
  • élaborer le plan de formation du personnel lui-même, qui est ensuite envoyé à la direction pour approbation.

Le plan de formation du personnel compilé (exemple) est envoyé aux chefs de département, départements de l'entreprise, pour qu'ils étudient et proposent des améliorations. À la fin des approbations, le plan est approuvé et transmis aux personnes responsables pour la mise en œuvre directe.

Ce qui est inclus dans le plan de formation

Le plan est établi sous n'importe quelle forme et contient généralement les éléments et informations suivants:

  • direction de la formation et ses objectifs,
  • budget de formation, en tenant compte d'éventuelles activités non planifiées,
  • en cas de formation par une organisation tierce, des informations sur une telle organisation et le coût de ses services,
  • dates de formation
  • informations sur les employés formés (nom complet, poste),
  • la forme et la durée de la formation, en tenant compte du temps de travail du personnel,
  • Actions et activités de formation clairement formulées avec indication du calendrier de leur mise en œuvre / réalisation,
  • endroits pour les notes sur les événements et les commentaires.

Pendant la mise en œuvre du plan, des activités supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires, le chef de l'unité devant en informer préalablement le responsable.

Meilleure performance

Sans formation, les gens travaillent de manière inefficace. Par exemple, il y a de nombreuses années, pour créer des présentations PowerPoint, je traitais chaque diapositive individuellement. Après une courte formation, j'ai appris à utiliser le masque des diapositives et les modèles de présentation.

Par la suite, il m'a fallu moitié moins de temps pour créer des présentations sans aucune modification. Il en va de même pour presque toutes les compétences maîtrisées par vos employés: leur travail deviendra plus productif.

Entraînement interne normal

Le plus simple (et souvent le moins cher) consiste pour vos employés à apprendre les uns des autres. Cela a du sens: avoir des compétences différentes, pourquoi ne pas les partager?

Il est facile d'organiser la formation en cours d'emploi à un coût nul ou minime. Il est utile non seulement à l'étudiant, mais également au mentor, en renforçant son autorité et son utilité.

Le principal inconvénient ici est que vous n'apportez pas de nouvelles connaissances, mais que vous renforcez et développez celles déjà existantes. D'autres compétences ou perspectives apparaissent que vous ne pouvez obtenir que de sources externes. De plus, lorsque les mentors sentent leur valeur, les étudiants peuvent considérer cela comme un fardeau - il est important de trouver un équilibre.

Il existe plusieurs types de formation interne:

  • Apprentissage non formel individuel: un employé explique à un autre comment utiliser le programme ou exécuter un processus spécifique.
  • Pause des présentations: quand un employé avec les bonnes connaissances l'explique aux autres. Cela peut être une présentation officielle ou une réunion dans un cadre informel.
  • Mentorat: Un programme de mentorat n'est pas simplement une démonstration de techniques, mais souvent un processus d'apprentissage. Le mentor transmet ses compétences, ses conseils et ses instructions à l'étudiant.

Formation en ligne

Il existe de nombreuses options pour l'apprentissage en ligne. À présent, vous en parcourez l’un d’eux - sur Envato Tuts + -, ainsi que des tutoriels commerciaux, nous proposons une série de cours vidéo détaillés couvrant tout, du JavaScript à la création de logo. De cette manière, vous pouvez encourager vos employés à apprendre en ligne, par le biais de leçons gratuites ou par abonnement, ce qui leur permet de visualiser des cours vidéo et des livres électroniques.

L'apprentissage en ligne est très peu coûteux, mais vous donne accès à un large éventail de connaissances dans de nombreux domaines. Sa flexibilité permet une formation sur le lieu de travail pendant votre temps libre. Les gens n’ont pas besoin d’aller quelque part pour assister à la formation prévue.

Cependant, cette flexibilité a des inconvénients. Les employés doivent être motivés pour terminer leur formation sans délai. Vous devrez peut-être les aider à réserver plusieurs heures de temps scolaire par semaine. Cela évitera un autre problème possible: les employés ne se sentiront pas obligés de suivre une formation pendant leur temps personnel.

Adhésion à des associations industrielles

Bien qu'il ne s'agisse pas uniquement de formation, de nombreuses associations de l'industrie proposent des périodiques, des livres électroniques et d'autres ressources pour aider votre personnel à acquérir de nouvelles compétences.

L'avantage d'une formation ciblée pour votre secteur spécifique, qui est rentable. L'adhésion à une association industrielle présente d'autres avantages, tels que des possibilités de mise en réseau, un renforcement de la confiance et le suivi des tendances.

D'autre part, la portée de l'enseignement peut être limitée, car la formation n'est pas la fonction principale de l'industrie.

Envoi d'employés à des cours et séminaires

Les possibilités d'apprentissage sont nombreuses: séminaires, conférences, programmes de formation spéciaux, etc.

Ce sont souvent des événements de grande qualité organisés par des formateurs professionnels, où vous pouvez communiquer avec des collègues. Ce type d'investissement démontre à vos employés que vous valorisez leur développement personnel et professionnel.

Le principal inconvénient est leur coût. Ces programmes peuvent coûter très cher, en outre, il y a des frais de déplacement, d'hébergement, etc. Les grandes entreprises ont un poste de dépense pour ce genre de choses, mais une petite entreprise n'a tout simplement pas de budget. Bien sûr, vous perdez l'employé pendant toute la période de formation.

Invitation aux entreprises de formation

Il est possible de faire appel à une entreprise de formation pour former les employés sur place. De cette façon, vous évitez les frais de voyage, mais cela peut coûter cher. Et vous perdez certains avantages, tels que la mise en réseau à l'extérieur du bureau.

D'autre part, vous recevez une formation individuelle de professionnels expérimentés. Si votre budget le permet, l'option est excellente.

Collège et autre éducation formelle

Certains employeurs paient pour la formation continue dans un établissement d'enseignement. C'est un excellent stimulant, même si, bien entendu, les coûts peuvent être considérables. Pour ne pas aller au-delà, pensez à faire un certain montant pour que l’employé paie le solde ou à vous débrouiller avec des programmes plus courts et moins coûteux.

Si vous en avez les moyens, votre personnel sera plus éduqué, doté des compétences et des qualifications des gestionnaires, ce qui vous permettra de vous débrouiller avec votre personnel, sans regarder de côté.

3. Créer un programme de formation dirigé

Après avoir examiné les types de formation, commençons par élaborer un plan de formation pour vos employés.

Premièrement, en ce qui concerne les nouveaux employés: que doivent-ils savoir pour une formation rapide?

C’est en partie les informations pratiques que nous avons abordées dans le didacticiel du manuel de l’employé: comment sont effectués les paiements et les bonus, les politiques de congés, etc. Mais le plan de familiarisation est beaucoup plus large. Fournissez des informations complètes sur votre histoire, ce que vous faites, pourquoi vous le faites. Quelle est ta philosophie? Comment préférez-vous travailler?

Présentez ensuite le personnel. Quelle est la structure générale et comment un nouvel employé s’y adaptera-t-il? Qui sont les employés clés? Comme vous le savez, il est impossible de retenir plusieurs noms à la fois. Présentez donc le nouveau venu aux personnes avec lesquelles il va dialoguer au début.

Qu'en est-il des clients? Qui sont-ils et que veulent-ils de votre entreprise? Ceci est important même si la personne ne communiquera pas directement avec elle. Бизнес существует для своих клиентов, поэтому все в компании должны понимать, как это делать и работать над достижением цели, даже если они никогда не общаются с клиентом напрямую.

Специальные процессы / программы

Затем переходите к непосредственным обязанностям человека. Quel logiciel spécial va-t-il apprendre? Quels processus de production doit-il maîtriser? Des compétences particulières à acquérir?

Comme vous l'avez déjà compris, certains éléments du plan de familiarisation seront généraux, tandis que d'autres seront destinés à des employés individuels, en fonction de leurs fonctions, des compétences avec lesquelles ils viennent, etc.

Par conséquent, commencez par créer un programme de formation de base, puis ajoutez les domaines requis par spécialité. Si vous embauchez beaucoup de nouvelles personnes, il pourrait être intéressant de créer des «modules» d'informations sur les rôles, tels qu'un module de vente pour le personnel du service clientèle, un module de comptabilité, un module d'administrateur, etc. Ensuite, sélectionnez-les simplement en fonction de la situation de chaque nouvel employé.

Un élément clé de l'efficacité du programme est l'examen régulier des nouveaux employés. Donnez-leur une tâche dans une semaine ou deux et découvrez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Quelles questions ont été manquées et quels problèmes ont-ils rencontré dans les premiers jours? Inclure ceci dans les futurs programmes de formation professionnelle.

4. Création de plans de formation individuels

Un débutant efficace est un bon début. Maintenant, vous pouvez aller voir vos employés actuels. Les gestionnaires et les propriétaires d’entreprise attendent souvent que les employés demandent une formation ou, après avoir examiné un programme acceptable, à leur avis, ils s’adressent à leur personnel. Mais il vaut mieux adopter une approche plus systématique avec un plan de formation individuel. Comme ceci:

Étape 1. Description des compétences

Commencez par évaluer les compétences actuelles de l’employé par rapport à son travail. Si vous avez compilé des descriptions de travail, vous devriez avoir une idée précise de ce qu’ils devraient être capables de faire. Considérez:

  • Méthodologie d'évaluation? Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses? Où doivent-ils être améliorés?
  • Évaluer leur travail, de manière formelle ou informelle, déterminer où ils réussissent et où ils ont besoin d’une aide supplémentaire?

Nous parlons des compétences des présentations, de la propriété des programmes, des processus et des autres tâches nécessaires au travail. Les gestionnaires ou ceux qui le deviendront à l'avenir doivent évaluer leurs compétences en gestion.

Étape 2. Explorez les besoins de l'entreprise

Outre l'importance du travail d'un employé, il convient de prendre en compte les besoins de l'entreprise dans son ensemble.

Avez-vous des omissions en général? Quelles fonctionnalités supplémentaires pour les employés pourraient être nécessaires dans un proche avenir? Quelles sont les tendances de l'industrie? Y a-t-il une nouvelle technologie à maîtriser? Nouvelles tendances en matière de gestion ou de pratiques commerciales?

En fin de compte, la formation est un besoin à la fois de l'employé et de l'entreprise. L'intérêt doit donc être mutuel.

Étape 3. Prenez l'initiative de l'employé

Parfois, les employés ont une idée claire de ce qu’ils doivent apprendre. C'est peut-être une nouvelle technologie qu'ils veulent maîtriser. Peut-être veulent-ils acquérir des compétences de gestion pour se perfectionner.

Lors de l'élaboration du programme, il est important d'identifier l'intérêt de l'employé. Si cela s’applique au travail et dans les limites de votre budget, essayez de répondre à ces besoins, l’apprentissage proactif étant souvent la forme la plus efficace. L'éducation des adultes n'est pas comme l'école, ils ont besoin de voir à quoi ça sert, de sentir que l'éducation est nécessaire et conforme à l'objectif.

Étape 4. Créer un plan commun

Après avoir collecté les informations, asseyez-vous avec l'employé et préparez ensemble un plan de formation. Faites-le régulièrement, au moins une fois par an ou peut-être plus souvent. Planifiez les compétences sur lesquelles vous souhaitez vous concentrer au cours de la prochaine année.

Écoutez l'opinion de l'employé. Bien sûr, votre entreprise a ses propres besoins, mais si un employé résiste à l’acquisition d’une nouvelle compétence, il est peu probable que sa formation soit efficace. Faites un compromis et essayez de trouver une correspondance entre vos besoins et ceux de votre personnel.

Lorsque vous décidez, décidez comment maîtriser les compétences nécessaires. Quelle option de section 2 vous convient le mieux? Basé sur le budget, le style de formation et les préférences des employés. Chacun a sa propre méthode - une caractéristique commune est de diviser les étudiants en trois groupes:

  • Apprenants visuels mieux répondre aux images, vidéos, graphiques. Pour se rappeler, ils ont besoin de voir un objet.
  • Apprenants auditifs apprendre à l'oreille. Ainsi, une conférence ou un format similaire leur convient mieux.
  • Apprenants kinesthésiques apprendre dans la pratique. Ils veulent faire quelque chose et c'est grâce à l'expérience et non à la théorie qu'ils apprennent mieux.

Ceci est juste un bref avis, il existe de nombreux autres modèles. La principale chose à retenir est que tout le monde apprend de différentes manières. Une fois que vous savez quelle méthode est la mieux adaptée, organisez la formation de chacun sur cette base.

5. Évaluez la grande image

Lors de l’élaboration et de la mise à jour annuelle d’un plan de formation, gardez à l’esprit que ce n’est pas tant l’acquisition de compétences, mais la carrière de la personne dans son ensemble.

Lorsqu'ils étudient, les personnes révèlent leurs capacités et cela doit être pris en compte. En plus des besoins urgents de l'entreprise et de l'individu, prenez le temps de planifier. Quels sont les objectifs de carrière à long terme d'un employé? Comment pouvez-vous aider à les atteindre?

Dans certains cas, la carrière de votre employé dépassera les capacités de votre entreprise. Vous allez apprendre aux gens qui vont partir. Cela peut être difficile, mais inévitable. Si une personne a décidé, elle partira quand même - ou restera et sera malheureuse. Il vaut mieux avoir un employé fidèle et motivé pendant plusieurs années que de rester indifférent pendant des décennies.

Comme une vieille blague:

Le CFO demande: "Et si on investissait dans le développement des personnes et qu'elles partaient?"

Le directeur général répond: "Et si on n'investissait pas, mais resteraient-ils?"

Conclusion

Dans cette leçon, vous avez appris à créer un plan de formation pour les employés. Vous avez vu les avantages de la formation, ses différentes options, appris sur la formation à l’orientation et l’élaboration de plans d’étude individuels.

Cette leçon fait partie d'une série plus vaste sur les ressources humaines pour les petites entreprises. Restez avec nous dans la prochaine partie de la série, où nous discuterons des interactions entre employés, des programmes d’emploi pour les petites entreprises, etc.

Avant de partir, un dernier conseil: les petites entreprises peuvent parfois recevoir une aide gouvernementale ou des avantages fiscaux pour la formation. Explorez les possibilités dans votre région - cela peut réduire considérablement son coût!

Regarde la vidéo: Plan de Formation - les 8 étapes essentielles - RH. TUTO (Septembre 2022).

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